Zabezpieczenia systemów informatycznych

Dokumentacja medyczna prowadzona w postaci elektronicznej musi być przechowywana w systemach informatycznych zapewniających odpowiedni poziom bezpieczeństwa. Podstawą jest stosowanie rozwiązań technicznych, które umożliwiają dostęp wyłącznie osobom upoważnionym, a jednocześnie pozwalają na nieprzerwane korzystanie z danych w toku udzielania świadczeń zdrowotnych.

Do kluczowych środków ochrony należą m.in. szyfrowanie danych, zarówno w trakcie ich przechowywania, jak i przesyłania, a także wielopoziomowe mechanizmy uwierzytelniania użytkowników, w tym uwierzytelnianie dwuskładnikowe. Same hasła nie stanowią dziś wystarczającego zabezpieczenia, zwłaszcza w odniesieniu do systemów zawierających dane medyczne.

Równie istotne jest regularne aktualizowanie oprogramowania oraz bieżące monitorowanie dostępu do systemów. Rejestrowanie operacji wykonywanych na dokumentacji pozwala nie tylko na wykrywanie nieprawidłowości, lecz także na skuteczną reakcję w przypadku incydentu naruszenia bezpieczeństwa danych.

Fizyczna ochrona dokumentacji medycznej

Ochrona dokumentacji nie ogranicza się do sfery cyfrowej. Placówki medyczne są zobowiązane również do zapewnienia właściwej ochrony fizycznej dokumentacji papierowej, w tym dokumentacji archiwalnej. Powinna ona być przechowywana w zamkniętych i zabezpieczonych pomieszczeniach, do których dostęp mają wyłącznie osoby posiadające stosowne upoważnienia.

Klucze, kody dostępu oraz inne środki zabezpieczające muszą pozostawać pod kontrolą osób odpowiedzialnych. Niedopuszczalne jest przechowywanie haseł w formie notatek czy ich udostępnianie osobom trzecim. W przypadku stwierdzenia zaginięcia dokumentów lub podejrzenia nieuprawnionego dostępu konieczne jest niezwłoczne przeanalizowanie zdarzenia i wdrożenie dodatkowych środków zabezpieczających.

„W praktyce ochrona dokumentacji medycznej nie kończy się na wdrożeniu systemu informatycznego. Kluczowe są procedury, realna kontrola dostępu i świadomość personelu. To właśnie czynnik ludzki najczęściej decyduje o tym, czy placówka spełnia obowiązki prawne, czy naraża się na odpowiedzialność administracyjną i cywilną.”

Zarządzanie dostępem do dokumentacji

Jednym z podstawowych elementów ochrony dokumentacji medycznej jest właściwe zarządzanie dostępem. Uprawnienia do przetwarzania danych powinny być nadawane wyłącznie osobom, które faktycznie potrzebują ich do wykonywania swoich obowiązków służbowych. Zasada minimalnego dostępu oznacza, że każdy pracownik ma dostęp jedynie do takiego zakresu danych, jaki jest niezbędny na danym stanowisku.

Uprawnienia nie powinny mieć charakteru stałego. Konieczna jest ich regularna weryfikacja, zwłaszcza w przypadku zmiany zakresu obowiązków pracownika lub zakończenia współpracy. Systemy informatyczne powinny umożliwiać rejestrowanie każdej próby dostępu do dokumentacji, co ułatwia kontrolę i rozliczalność.

Rola personelu i polityki wewnętrzne

Nawet najbardziej zaawansowane zabezpieczenia techniczne nie spełnią swojej funkcji bez odpowiedniego przygotowania personelu. Dlatego niezbędnym elementem systemu ochrony danych są regularne szkolenia z zakresu ochrony dokumentacji medycznej i danych osobowych. Szkolenia powinny mieć charakter praktyczny i uwzględniać realne zagrożenia, z jakimi może zetknąć się personel.

Istotne znaczenie mają także jasne polityki wewnętrzne, w tym zakaz przechowywania dokumentacji medycznej na prywatnych urządzeniach. W przypadku pracy zdalnej placówka powinna zapewnić pracownikom służbowe urządzenia wyposażone w odpowiednie zabezpieczenia, takie jak szyfrowanie dysków, oprogramowanie antywirusowe oraz bezpieczne połączenia VPN.

W codziennej praktyce warto również stosować zasady tzw. „czystego biurka” i „czystego ekranu”. Dokumenty papierowe oraz nośniki danych nie powinny pozostawać bez nadzoru, a systemy informatyczne powinny automatycznie blokować dostęp po okresie bezczynności użytkownika.

Archiwizacje, kopie zapasowe i likwidacja dokumentów

Integralnym elementem ochrony dokumentacji medycznej jest regularne tworzenie kopii zapasowych. Backupy powinny być wykonywane według ustalonego harmonogramu i przechowywane w różnych lokalizacjach, co pozwala zabezpieczyć dane na wypadek awarii, ataku cybernetycznego czy zdarzeń losowych. Równie ważne jest okresowe testowanie możliwości odzyskiwania danych.

Z drugiej strony, po upływie ustawowego okresu przechowywania dokumentacji, placówka ma obowiązek jej bezpiecznego zniszczenia. Dotyczy to zarówno dokumentów papierowych, jak i elektronicznych. Samo usunięcie plików nie jest wystarczające – konieczne jest trwałe i nieodwracalne usunięcie danych w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjentów.

Podsumowanie

Bezpieczne przechowywanie dokumentacji medycznej to proces ciągły, wymagający połączenia odpowiednich rozwiązań technicznych, jasno określonych procedur oraz świadomego i przeszkolonego personelu. Regularny przegląd stosowanych zabezpieczeń, audyty wewnętrzne oraz dostosowywanie procedur do zmieniających się przepisów i technologii pozwalają ograniczyć ryzyko naruszeń i zapewnić zgodność z obowiązującym prawem.

Nieprawidłowości w zabezpieczeniu dokumentacji medycznej często ujawniają się dopiero podczas kontroli lub po wystąpieniu incydentu. Kancelaria ILT wspiera placówki medyczne w ocenie ryzyk, przygotowaniu procedur oraz bieżącej obsłudze prawnej związanej z ochroną danych i dokumentacji.

Skontaktuj się z nami – pomożemy ocenić ryzyka i uporządkować procedury.