Nowe oznaczenia w JPK_V7

Od 1 lutego 2026 roku obowiązują nowe oznaczenia w zakresie ewidencji VAT. Są to:

• ✔️ NrKSeF – Numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur;
• ✔️ OFF – Faktura wystawiona w trybie awarii KSeF, która na dzień złożenia ewidencji nie posiada numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF;
• ✔️ BFK – Faktura elektroniczna lub faktura w postaci papierowej;
• ✔️ DI – Dowód inny niż faktura

Czym są oznaczenia BFK oraz DI?

Oznaczenia te służą do identyfikacji rodzaju dokumentu w ewidencji VAT przesyłanej w ramach JPK. Poprzez niedoprecyzowanie ich definicji w przepisach zaczęły być one problematyczne, w szczególności pod względem prawidłowego oznaczenia w zakresie dokumentów/faktur dotyczących importu usług oraz WNT.

Skąd wziął się problem?

Ze względu na to, że faktury otrzymywane od kontrahentów zagranicznych nie są fakturami w świetle polskiej ustawy o VAT – pojawiły się wątpliwości czy należy takie faktury oznaczać jako BFK czy jako DI.

Początkowo, Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na pytanie jednej z gazet stało na stanowisku oznaczania takich dokumentów jako DI.

Pod koniec marca – MF zmieniło stanowisko i ponownie, w odpowiedzi na pytanie innego portalu przekazało informację, że faktury od podmiotów zagranicznych należy oznaczać jako BFK.

Co istotne – żadna z informacji nie była potwierdzona, a podatnicy właściwie nie wiedzieli, które z działań będzie prawidłowe.

Dopiero na początku kwietnia – MF na stronie dotyczącej KSeF umieściło zestawienie przypadków stosowania znaczników w JPK_VAT.

Oznaczenie BFK – kiedy ostatecznie?

W ewidencji sprzedaży oznaczenie BFK ma być stosowane, m.in. w przypadku faktur:

• ✔️ wystawionych poza KSeF (np. awaria całkowita albo brak obowiązku),
• ✔️ które zostały wystawione poza KSeF i wykazywane w związku z korektą z tytułu tzw. ulgi za złe długi,
• ✔️ wystawionych przy wewnątrzwspólnotowym nabyciu towarów (WNT) oraz imporcie usług,
• ✔️ wystawionych przy imporcie towarów rozliczanym zgodnie z art. 33a ustawy o VAT,
• ✔️ wystawionych dla dostawy towarów, dla których podatnikiem jest nabywca zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 5 ustawy.

W ewidencji zakupów oznaczenie BFK ma być stosowane odnośnie:

• ✔️ faktury elektronicznej lub faktury w postaci papierowej wystawionych przy użyciu kas rejestrujących (takie faktury mogą być wystawiane do 31 grudnia 2026 r.),
• ✔️ wystawionych poza KSeF, wykazywanych w związku z korektą z tytułu tzw. ulgi za złe długi,
• ✔️ wystawionych przy wewnątrzwspólnotowym nabyciu towarów (WNT) oraz imporcie usług,
• ✔️ wystawionych przy imporcie towarów (w tym imporcie towarów rozliczany zgodnie z art. 33a ustawy o VAT),
• ✔️ wystawionych dla dostawy towarów, dla których podatnikiem jest nabywca zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 5 ustawy.

„W tym sporze nie chodzi o to, czy dokument istnieje, tylko jak go kwalifikować na gruncie JPK – dziś najbezpieczniejsze podejście to konsekwentne rozróżnienie: jest faktura → BFK, brak faktury → DI, bo właśnie brak spójnych zasad oznaczania najczęściej prowadzi do błędów i korekt.”

Oznaczenie DI – kiedy?

W ewidencji sprzedaży oznaczenie DI ma być stosowane, w przypadku faktur:

• ✔️ dokumentów nieobjętych oznaczeniami OFF i BFK (np. dowód wewnętrzny, zbiorczy dowód sprzedaży z kas rejestrujących itp.),
• ✔️ faktur wystawionych w trybie offline24 oraz w trakcie niedostępności systemu które na dzień przesłania ewidencji nie posiadają numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF,
• ✔️ zapisów dotyczących wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT) oraz importu usług dokumentowanych dowodem innym niż faktura (oznaczanych w JPK znacznikiem WEW),
• ✔️ zapisów dotyczących importu towarów rozliczanego zgodnie z art.33a ustawy o VAT,
• ✔️ zapisów dotyczących dostawy towarów, dla których podatnikiem jest nabywca zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 5 ustawy.

W ewidencji zakupów oznaczenie DI ma być stosowane odnośnie:

• ✔️ dokumentów nieobjętych oznaczeniami OFF i BFK (np. dowód wewnętrzny, zbiorczy dowód sprzedaży z kas rejestrujących itp.),
• ✔️ faktur wystawionych w trybie offline24 oraz w trakcie niedostępności systemu, które na dzień przesłania ewidencji nie posiadają numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF,
• ✔️ zapisów dotyczących wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT) oraz importu usług dokumentowanych dowodem innym niż faktura (oznaczanych w JPK znacznikiem WEW),
• ✔️ zapisów dotyczących importu towarów rozliczanego zgodnie z art.33a ustawy o VAT,
• zapisów dotyczących dostawy towarów, dla których podatnikiem jest nabywca zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 5 ustawy.

Jak bezpiecznie podejść do tematu?

Z praktyki rekomendujemy podejście oparte na kilku prostych zasadach:

• ✔️ Pytanie: czy istnieje faktura od kontrahenta zagranicznego?

-jeśli nie -> rozważ DI
-jeśli tak -> BFK

• ✔️ Zdefiniowanie procesu w firmie
  Spójne zasady oznaczania dokumentów ograniczają ryzyko błędów.

• ✔️ System księgowy
  Automatyzacja może wesprzeć proces.

• ✔️ Dokumentowanie wyjątków
  W przypadku nietypowych transakcji warto zachować uzasadnienie wyboru oznaczenia.

Przykład: nabycie usługi IT z Niemiec na podstawie otrzymanej faktury – oznaczenie BFK.

Przykład: rozliczenie WNT na podstawie wewnętrznego zapisu (brak faktury) – oznaczenie DI.

Dlaczego ma to znaczenie?

Nieodpowiednie oznaczenia zastosowane w JPK_VAT mogą spowodować wezwanie ze strony urzędu skarbowego do skorygowania błędów lub złożenia wyjaśnień. Taka korekta to niestety dodatkowy nakład pracy oraz czas. Jeśli korekta nie będzie złożona, może dojść nawet do nałożenia kary na podatnika, w wysokości 500 zł za każdy błąd.