Wyjątki od obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych

Pierwsze z rozporządzeń określa katalog przypadków, w których podatnicy nie będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Wyłączenia te dotyczą m.in. usług przejazdu płatnymi autostradami, dokumentowanych paragonem z NIP uznawanym za fakturę, usług przewozu osób dokumentowanych biletami pełniącymi funkcję faktury, a także usług w zakresie kontroli i nadzoru lotniczego, za które pobierane są opłaty trasowe oraz usług finansowych i ubezpieczeniowych zwolnionych z VAT, dokumentowanych fakturami uproszczonymi. Rozporządzenie przewiduje ponadto wyłączenia dla faktur wystawianych w ramach samofakturowania w relacjach z podmiotami zagranicznymi, które nie posiadają polskiego numeru NIP.

Faktury uproszczone a KSeF

Drugie rozporządzenie dostosowuje zasady wystawiania faktur uproszczonych do nowego systemu. Dotyczy to w szczególności podatników zwolnionych z VAT oraz transakcji objętych zwolnieniem. Utrzymana została zasada, zgodnie z którą w przypadku faktur uproszczonych wystawianych poza KSeF, np. na rzecz konsumentów, podatnik nie ma obowiązku podawania numeru identyfikującego fakturę w systemie.

„Podpisanie rozporządzeń wykonawczych do KSeF kończy etap niepewności regulacyjnej i przenosi ciężar przygotowań na przedsiębiorców. Teraz kluczowe staje się praktyczne dostosowanie systemów księgowych i procedur wewnętrznych, bo od 2026 r. e-fakturowanie przestanie być projektem pilotażowym, a stanie się codziennym obowiązkiem biznesowym.”

Zasady korzystania z KSeF – uprawnienia i procedury

Trzecie rozporządzenie reguluje zasady korzystania z KSeF. Określa ono m.in. rodzaje uprawnień do korzystania z systemu, procedury ich nadawania i odbierania (w tym wzór zawiadomienia ZAW-FA), metody uwierzytelniania użytkowników oraz sposób potwierdzania tożsamości wystawcy faktury. Regulacja obejmuje również wymagania techniczne, zasady oznaczania faktur udostępnianych poza systemem, a także procedury dotyczące faktur z załącznikami. Celem tych przepisów jest zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz możliwości weryfikacji faktur w całym cyklu ich obiegu.

JPK_VAT

Czwarte rozporządzenie precyzuje szczegółowy zakres danych, jakie powinien zawierać plik JPK_VAT składany wraz z deklaracją.

Terminy wdrożenia i korzyści dla przedsiębiorców

Zgodnie z ustawą, obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie od 1 lutego 2026 r. podatników, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł. Pozostałe firmy zostaną objęte systemem od 1 kwietnia 2026 r. Dla mikroprzedsiębiorców przewidziano okres przejściowy do końca 2026 r., o ile ich miesięczna sprzedaż nie przekroczy 10 tys. zł brutto.

Wprowadzenie KSeF wiąże się także z wymiernymi korzyściami: skróceniem podstawowego terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni, możliwością korzystania z trybu „offline24” w razie braku dostępu do Internetu, a także rezygnacją z kar za błędy we wdrażaniu systemu do końca 2026 r.

Z perspektywy państwa, KSeF ma przyczynić się do dalszego uszczelnienia systemu VAT – resort finansów szacuje wzrost dochodów budżetowych o około 10 mld zł w ciągu 10 lat. Dla przedsiębiorców oznacza to jednak konieczność odpowiedniego przygotowania procesów księgowych i systemów IT, aby nowe obowiązki wdrożyć w sposób bezpieczny i efektywny.