Kancelaria ILT

Kancelaria prawna ILT

Praca zdalna – jak wdrożyć ją w swojej firmie zgodnie z ostatnimi zmianami w prawie pracy?

Od kiedy obowiązują nowe przepisy, jak je wdrożyć, jakie elementy powinien mieć regulamin lub porozumienie w sprawie pracy zdalnej, a kiedy pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej? Na te i inne pytania znajdziecie odpowiedzi w poniższym artykule.

Praca zdalna jest rozwiązaniem, które zaczęło szczególnie dynamicznie zyskiwać zwłaszcza w czasie pandemii. Był to sposób wykonywania pracy zdecydowanie bardziej bezpieczny dla pracownika (jego własne zdrowie), jak i pracodawcy (zarówno jego zdrowie, jak i spełnienie obowiązku zapewnienia bezpiecznych warunków pracy pracownikom), a z czasem dla wielu osób zwyczajnie wygodniejszy i bez jednoczesnego obniżenia efektywności pracy. W związku jednak z brakiem jasnych regulacji w tym zakresie, regulacjami szczątkowymi lub stosowanymi odpowiednio z innych instytucji (np. telepraca), zaczęło pojawiać się coraz więcej wątpliwości i problemów praktycznych stosowania pracy zdalnej.

Od kiedy praca zdalna w Kodeksie Pracy?

Regulacje Kodeksu Pracy dotyczące pracy zdalnej weszły w życie 7 kwietnia 2023 r.

Jak wdrożyć pracę zdalną?

Zasadniczo Kodeks Pracy nakłada na pracodawców obowiązek zawarcia porozumienia w sprawie wykonywania pracy zdalnej albo wdrożenia regulaminu (w razie braku zawarcia porozumienia z organizacjami związkowymi lub w razie niedziałania u danego pracodawcy organizacji związkowych).

W przypadku gdy u pracodawcy działają organizacje związkowe:

a) pracodawca uzgadnia zasady wykonywania pracy zdalnej w porozumieniu ze wszystkimi organizacjami związkowymi,

b) w razie braku możliwości zawarcia porozumienia ze wszystkimi organizacjami związkowymi działającymi u pracodawcy – w porozumieniu z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 25(3) ust. 1 lub 2 ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u danego pracodawcy,

c) w razie braku zawarcia porozumienia w trybie określonym w lit. a) lub lit. b) powyżej w terminie 30 dni od daty przedstawienia przez pracodawcę projektu porozumienia o zasadach wykonywania pracy zdalnej – pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia.

Natomiast w razie, gdy u danego pracodawcy nie działają organizacje związkowe pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Należy zwrócić uwagę, że w tym przypadku nie ma mowy o uzyskaniu zgody czy porozumieniu się z przedstawicielami pracowników, a jedynie przeprowadzeniu konsultacji.

Należy pamiętać, że możliwe jest wykonywanie pracy zdalnej również w przypadku braku przyjęcia regulaminu pracy zdalnej lub porozumienia regulującego zasady pracy zdalnej, lecz w takiej sytuacji należy określić zasady wykonywania pracy zdalnej w poleceniu wykonywania pracy zdalnej lub w porozumieniu zawartym z konkretnym pracownikiem.

Mając na uwadze powyższe, zdaje się, że o wiele bardziej praktycznym rozwiązaniem dla pracodawców będzie zawarcie jednego porozumienia z organizacjami związkowymi lub przyjęcie jednego regulaminu pracy zdalnej, niż zawieranie tego rodzaju porozumienia każdorazowo indywidualnie z pracownikiem albo zawieranie postanowień tego rodzaju z w każdym wypadku polecenia pracy zdalnej. Pewne złagodzenia i ograniczenie obowiązków w tym zakresie dopuszcza tzw. praca zdalna wykonywana okazjonalnie, przy czym jest ona limitowana do 24 dni w roku.

8 zasadniczych elementów, które powinien zawierać regulamin pracy lub porozumienie w sprawie pracy zdalnej

Porozumienie lub regulamin pracy zdalnej powinny zawierać przede wszystkim:

1. wskazanie grupy lub grup pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;

2. zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokrywania kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także innych kosztów, bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej;

3. zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego za wykorzystywanie przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę lub ustalania ryczałtu na pokrycie kosztów, o których mowa w pkt. 1 i pkt. 2 powyżej,

4. zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;

5. zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;

6. zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;

7. zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;

8. zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Powyższe elementy (z wyłączeniem pkt. 1.) powinny znaleźć się również w poleceniu pracy zdalnej lub porozumieniu zawieranym indywidualnie z pracownikiem.

Kiedy pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej?

Są dwie sytuacje, gdy pracodawca ma obowiązek uwzględnić wniosek pracownika o wykonywanie pracy zdalnej, tj.:

a) gdy wniosek składa pracownik, o którym mowa w art. 142(1) § 1 pkt 2 i 3 Kodeksu Pracy, pracownica w ciąży, pracownik wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, a także pracownik sprawujący opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności (chyba, że wykonywanie pracy zdalnej nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika),

b) gdy wniosek został złożony w ramach wniosku o elastyczną organizację pracy (przez pracownika wychowującego dziecko, do ukończenia przez nie 8 roku życia, a także pracownika, o którym mowa w art. 173(1) § 1 Kodeksu Pracy – uprawnionego do urlopu opiekuńczego).

Należy jednak pamiętać, że ww. obowiązek uwzględnienia wniosku o wykonywanie pracy zdalnej nie ma charakteru bezwzględnego. Powyższe oznacza, że pracodawca ma prawo odmówić wykonywania pracy zdalnej, jednak swoje stanowisko musi przedstawić pracownikowi w terminie 7 dni od daty złożenia wniosku przez pracownika, a w razie odmowy wyrażenia zgody na wykonywanie pracy zdalnej – stanowisko takie uzasadnić.

Warto również zwrócić uwagę na to, że raz i dobrze określone porozumienie lub regulamin pracy zdalnej będą umożliwiały sprawne wykonywanie tego rodzaju pracy, a także będzie umożliwiało i ułatwiało pracodawcy egzekwowanie wykonywania zadań służbowych przez pracownika, jasne ustalenie obowiązujących zasad, ochronę danych osobowych czy zapewnienie i weryfikowanie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.

Skorzystaj z bezpłatnej konsultacji i zweryfikuj, czy poprawnie wprowadziłeś pracę zdalną w swojej firmie.

lukasz-pyjek-radca-prawny
Łukasz Pyjek

Aktualności

Harmonogram webinarów i szkoleń
Zobacz
Sukces Kancelarii w sprawie odwołania od decyzji ubezpieczyciela
Zobacz
Otwarcie siedziby Kancelarii ILT w Legnicy już wkrótce
Zobacz
Harmonogram webinarów i szkoleń
Zobacz
Sukces Kancelarii w sprawie odwołania od decyzji ubezpieczyciela
Zobacz
Harmonogram webinarów i szkoleń
Zobacz
Sukces Kancelarii w sprawie odwołania od decyzji ubezpieczyciela
Zobacz
Otwarcie siedziby Kancelarii ILT w Legnicy już wkrótce
Zobacz

Najnowsze artykuły

Kiedy pożyczka staje się problemem: Nietypowe ryzyka transakcji między podmiotami powiązanymi

Kiedy pożyczka staje się problemem: Nietypowe ryzyka transakcji między podmiotami powiązanymi

Zgodnie z danymi Ministerstwa Finansów w latach 2020-2021 w formularzach TPR ponad…

Analiza DEMPE

Analiza DEMPE

Transakcje dotyczące wartości niematerialnych i prawnych, takich jak licencje na znaki towarowe,…

Ceny transferowe a raje podatkowe

Ceny transferowe a raje podatkowe

Przepisy o cenach transferowych dotyczą nie tylko transakcji z podmiotami powiązanymi, ale…

Kiedy pożyczka staje się problemem: Nietypowe ryzyka transakcji między podmiotami powiązanymi

Kiedy pożyczka staje się problemem: Nietypowe ryzyka transakcji między podmiotami powiązanymi

Zgodnie z danymi Ministerstwa Finansów w latach 2020-2021 w formularzach TPR ponad…

Analiza DEMPE

Analiza DEMPE

Transakcje dotyczące wartości niematerialnych i prawnych, takich jak licencje na znaki towarowe,…

Ceny transferowe a raje podatkowe

Ceny transferowe a raje podatkowe

Przepisy o cenach transferowych dotyczą nie tylko transakcji z podmiotami powiązanymi, ale…

Praca zdalna jest rozwiązaniem, które zaczęło szczególnie dynamicznie zyskiwać zwłaszcza w czasie pandemii. Był to sposób wykonywania pracy zdecydowanie bardziej bezpieczny dla pracownika (jego własne zdrowie), jak i pracodawcy (zarówno jego zdrowie, jak i spełnienie obowiązku zapewnienia bezpiecznych warunków pracy pracownikom), a z czasem dla wielu osób zwyczajnie wygodniejszy i bez jednoczesnego obniżenia efektywności pracy. W związku jednak z brakiem jasnych regulacji w tym zakresie, regulacjami szczątkowymi lub stosowanymi odpowiednio z innych instytucji (np. telepraca), zaczęło pojawiać się coraz więcej wątpliwości i problemów praktycznych stosowania pracy zdalnej.

Od kiedy praca zdalna w Kodeksie Pracy?

Regulacje Kodeksu Pracy dotyczące pracy zdalnej weszły w życie 7 kwietnia 2023 r.

Jak wdrożyć pracę zdalną?

Zasadniczo Kodeks Pracy nakłada na pracodawców obowiązek zawarcia porozumienia w sprawie wykonywania pracy zdalnej albo wdrożenia regulaminu (w razie braku zawarcia porozumienia z organizacjami związkowymi lub w razie niedziałania u danego pracodawcy organizacji związkowych).

W przypadku gdy u pracodawcy działają organizacje związkowe:

a) pracodawca uzgadnia zasady wykonywania pracy zdalnej w porozumieniu ze wszystkimi organizacjami związkowymi,

b) w razie braku możliwości zawarcia porozumienia ze wszystkimi organizacjami związkowymi działającymi u pracodawcy – w porozumieniu z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 25(3) ust. 1 lub 2 ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u danego pracodawcy,

c) w razie braku zawarcia porozumienia w trybie określonym w lit. a) lub lit. b) powyżej w terminie 30 dni od daty przedstawienia przez pracodawcę projektu porozumienia o zasadach wykonywania pracy zdalnej – pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia.

Natomiast w razie, gdy u danego pracodawcy nie działają organizacje związkowe pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Należy zwrócić uwagę, że w tym przypadku nie ma mowy o uzyskaniu zgody czy porozumieniu się z przedstawicielami pracowników, a jedynie przeprowadzeniu konsultacji.

Należy pamiętać, że możliwe jest wykonywanie pracy zdalnej również w przypadku braku przyjęcia regulaminu pracy zdalnej lub porozumienia regulującego zasady pracy zdalnej, lecz w takiej sytuacji należy określić zasady wykonywania pracy zdalnej w poleceniu wykonywania pracy zdalnej lub w porozumieniu zawartym z konkretnym pracownikiem.

Mając na uwadze powyższe, zdaje się, że o wiele bardziej praktycznym rozwiązaniem dla pracodawców będzie zawarcie jednego porozumienia z organizacjami związkowymi lub przyjęcie jednego regulaminu pracy zdalnej, niż zawieranie tego rodzaju porozumienia każdorazowo indywidualnie z pracownikiem albo zawieranie postanowień tego rodzaju z w każdym wypadku polecenia pracy zdalnej. Pewne złagodzenia i ograniczenie obowiązków w tym zakresie dopuszcza tzw. praca zdalna wykonywana okazjonalnie, przy czym jest ona limitowana do 24 dni w roku.

8 zasadniczych elementów, które powinien zawierać regulamin pracy lub porozumienie w sprawie pracy zdalnej

Porozumienie lub regulamin pracy zdalnej powinny zawierać przede wszystkim:

1. wskazanie grupy lub grup pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;

2. zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokrywania kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także innych kosztów, bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej;

3. zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego za wykorzystywanie przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę lub ustalania ryczałtu na pokrycie kosztów, o których mowa w pkt. 1 i pkt. 2 powyżej,

4. zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;

5. zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;

6. zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;

7. zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;

8. zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Powyższe elementy (z wyłączeniem pkt. 1.) powinny znaleźć się również w poleceniu pracy zdalnej lub porozumieniu zawieranym indywidualnie z pracownikiem.

Kiedy pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej?

Są dwie sytuacje, gdy pracodawca ma obowiązek uwzględnić wniosek pracownika o wykonywanie pracy zdalnej, tj.:

a) gdy wniosek składa pracownik, o którym mowa w art. 142(1) § 1 pkt 2 i 3 Kodeksu Pracy, pracownica w ciąży, pracownik wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, a także pracownik sprawujący opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności (chyba, że wykonywanie pracy zdalnej nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika),

b) gdy wniosek został złożony w ramach wniosku o elastyczną organizację pracy (przez pracownika wychowującego dziecko, do ukończenia przez nie 8 roku życia, a także pracownika, o którym mowa w art. 173(1) § 1 Kodeksu Pracy – uprawnionego do urlopu opiekuńczego).

Należy jednak pamiętać, że ww. obowiązek uwzględnienia wniosku o wykonywanie pracy zdalnej nie ma charakteru bezwzględnego. Powyższe oznacza, że pracodawca ma prawo odmówić wykonywania pracy zdalnej, jednak swoje stanowisko musi przedstawić pracownikowi w terminie 7 dni od daty złożenia wniosku przez pracownika, a w razie odmowy wyrażenia zgody na wykonywanie pracy zdalnej – stanowisko takie uzasadnić.

Warto również zwrócić uwagę na to, że raz i dobrze określone porozumienie lub regulamin pracy zdalnej będą umożliwiały sprawne wykonywanie tego rodzaju pracy, a także będzie umożliwiało i ułatwiało pracodawcy egzekwowanie wykonywania zadań służbowych przez pracownika, jasne ustalenie obowiązujących zasad, ochronę danych osobowych czy zapewnienie i weryfikowanie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.

Skorzystaj z bezpłatnej konsultacji i zweryfikuj, czy poprawnie wprowadziłeś pracę zdalną w swojej firmie.