Kancelaria ILTKażdy zamawiający, w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych, ma obowiązek złożenia rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach.
Roczna sprawozdawczość nie ogranicza się jedynie do ewidencjonowania udzielonych zamówień. Jej celem jest również wspieranie profesjonalizacji całego systemu zamówień publicznych – poprzez budowanie większej przejrzystości, przewidywalności i rozliczalności działań podejmowanych w ramach zamówień publicznych.
Podstawa prawna obowiązku sprawozdawczego
Obowiązek sporządzania rocznego sprawozdania wynika z przepisów ustawy z dnia 11 września 2019r. – Prawo zamówień publicznych (dalej: Pzp), która weszła w życie 1 stycznia 2021 r. Bezpośrednią podstawę prawną stanowi art. 82 ustawy Pzp, który nakłada na zamawiających obowiązek przekazywania Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych informacji dotyczących liczby i wartości udzielonych zamówień oraz ich charakterystyki, w tym uwzględniania aspektów społecznych, środowiskowych i innowacyjnych.
Ponadto, szczegółowe kwestie związane z zakresem informacji, wzorem sprawozdania, sposobem przekazywania oraz trybem korygowania reguluje Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 20 grudnia 2021 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru, sposobu przekazywania oraz sposobu jego korygowania.
Terminy składania sprawozdania
Należy je złożyć raz w roku – do 1 marca roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie. Jeśli ten dzień przypada w weekend lub święto, termin przesuwa się na najbliższy dzień roboczy. Na przykład za rok 2024 raport należy złożyć do 3 marca 2025 r. (ponieważ 1 marca wypada w sobotę).
Zamawiający przekazuje sprawozdanie w formie elektronicznej, zgodnie z zasadami określonymi w przepisach.
Podmioty zobowiązane do raportowania
Obowiązek sprawozdawczy dotyczy każdego zamawiającego w rozumieniu ustawy Pzp. Definicję tego pojęcia zawiera art. 7 pkt 31 ustawy, natomiast szczegółowy katalog jednostek zobowiązanych można wyprowadzić z art. 4-6. Do zamawiających należą przede wszystkim:
W praktyce oznacza to, że obowiązek raportowania mają także podmioty działające w ramach złożonych struktur, jak np. spółki komunalne, które wykonują zadania publiczne i korzystają ze środków publicznych. W takich przypadkach, niezależnie od formy prawnej, kluczowe jest, czy dany podmiot występuje jako zamawiający – a więc udziela zamówień zgodnie z Pzp.
Jeśli zamawiający działa w strukturze złożonej z jednostek organizacyjnych, które nie mają statusu samodzielnych zamawiających (np. nie spełniają warunków z art. 4–6 Pzp), ale posiadają wyodrębnienie finansowe, to roczne sprawozdanie składa jednostka nadrzędna – obejmując również dane tych jednostek pomocniczych.
Inaczej wygląda sytuacja w przypadku jednostek organizacyjnych Skarbu Państwa lub samorządu, które są samodzielnymi zamawiającymi w rozumieniu ustawy Pzp – jak szkoły, MOPS-y czy inne jednostki budżetowe. One składają własne, niezależne sprawozdania. Jeśli jednak udzielały zamówień jako pełnomocnicy innych jednostek, to nie wykazują ich we własnym sprawozdaniu – robi to zamawiający, w imieniu którego działały.
Szczególną uwagę należy zwrócić również na przypadki likwidacji lub reorganizacji podmiotu – wówczas obowiązki sprawozdawcze przechodzą na następcę prawnego lub organ założycielski.
Zakres informacji w sprawozdaniu
Sprawozdanie obejmuje wszystkie zamówienia udzielone w danym roku kalendarzowym.
Podstawowe kategorie to:
Uwaga: Sprawozdawczość dotyczy wszystkich zamówień udzielonych, niezależnie od formy ich udzielenia. Wykazuje się więc także zamówienia zrealizowane bez formalnej umowy – np. w formie rachunku czy faktury.
W przypadku umów wieloletnich lub tych bez określonego czasu trwania, sprawozdanie powinno wykazywać wartość całkowitą zamówienia albo wartość odpowiadającą okresowi 48 miesięcy, jeśli umowa nie ma określonego terminu zakończenia. Wartość ta jest raportowana w roku, w którym zamówienie zostało udzielone.
Uwaga: Wszystkie wartości należy podać w kwotach netto (bez VAT).
Aneksy, refundacje, czynności administracyjne
W sprawozdaniu nie ujmuje się zwykłych aneksów do umów – chyba, że zmiana ma istotny charakter i stanowi de facto nowe zamówienie. Ważne jest, by rozróżnić, kiedy zmiana w umowie jest jedynie formalnym aneksem (np. wydłużenie terminu bez zmiany wartości lub zakresu), a kiedy faktycznie stanowi nowe zamówienie, które trzeba ująć w sprawozdaniu. Jeśli aneks wprowadza istotne zmiany, takie jak zwiększenie wartości lub zakresu, traktujemy go jako nowe udzielenie zamówienia.
Należy również rozróżniać czynności o charakterze administracyjnym (np. opłaty urzędowe) od rzeczywistych zakupów – tylko te drugie podlegają ujęciu w sprawozdaniu.
Refundacje dla pracowników również nie stanowią zamówienia publicznego, jeśli faktura wystawiona jest na pracownika, a nie na jednostkę publiczną.
Wyłączenia z obowiązku sprawozdawczego
Zamówienia udzielane z wyłączeniem stosowania przepisów ustawy Pzp – na podstawie innych ustaw – również mogą podlegać obowiązkowi sprawozdawczemu.
Wyjątkiem są sytuacje wskazane wyraźnie w odrębnych przepisach. Przykładowo, zgodnie z ustawą o szczególnych rozwiązaniach związanych z usuwaniem skutków powodzi, zamówienia niezbędne do realizacji zadań związanych z powodzią udzielane są z wyłączeniem przepisów ustawy Pzp i nie podlegają wykazaniu w rocznym sprawozdaniu.
Szczegóły opisano w opinii UZP: Wyłączenia stosowania ustawy Pzp w celu usuwania skutków powodzi i związane z tym obowiązki w zakresie publikacji ogłoszeń w BZP.
Sposób i tryb przekazywania sprawozdania
Sprawozdanie składa się przy użyciu formularza umieszczonego na Platformie e-Zamówienia, dostępnej pod adresem https://ezamowienia.gov.pl. Aby poprawnie wypełnić i podpisać sprawozdanie na Platformie e-Zamówienia, zamawiający musi dysponować odpowiednim sprzętem oraz spełniać wymagania techniczne określone przez system, w tym korzystać z kompatybilnych przeglądarek internetowych oraz niezbędnych certyfikatów do elektronicznego podpisu. Ponadto, zespół odpowiedzialny za sprawozdawczość powinien być przeszkolony zarówno pod kątem technicznym, jak i merytorycznym, by uniknąć błędów i usprawnić proces.
W razie popełnienia błędu w raporcie, zamawiający może dokonać korekty sprawozdania – najlepiej jak najszybciej po jego złożeniu – również przez system e-Zamówienia.
Postępowanie w toku i przepisy przejściowe
Należy pamiętać, że jeżeli zamówienie było prowadzone według tzw. „starej ustawy” (czyli postępowanie wszczęto przed 1 stycznia 2021 r., to w odniesieniu do takiego postępowania należy stosować przepisy obowiązujące w czasie jego wszczęcia – również na etapie sporządzania rocznego sprawozdania.
W przypadku postępowań wszczętych po 31 grudnia 2020 r., które zostały zakończone zarówno przed, jak i po wejściu w życie Rozporządzenia Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 20 grudnia 2021 r., należy stosować przepisy właśnie tego rozporządzenia.
Kluczowe wskazówki i rekomendacje
Mimo że obowiązek sprawozdawczy ma charakter roczny, jego realizacja wymaga systematycznego gromadzenia danych przez cały rok. Dlatego też zaleca się wdrożenie systemów informatycznych lub procedur, które umożliwią łączenie dat decyzji zakupowych z wartościami umów oraz automatyczną weryfikacją poprawności danych. To pozwoli minimalizować ryzyko błędów i opóźnień. Rekomenduje się również prowadzenie bieżącej ewidencji udzielanych zamówień – także tych o mniejszej wartości – wraz z dokumentacją i umowami.
Przepisy Pzp i związane z nimi rozporządzenia są skomplikowane i mogą się zmieniać. Dlatego zespół odpowiedzialny za sprawozdawczość musi regularnie uczestniczyć w szkoleniach i analizować interpretacje prawne, zwłaszcza dotyczące definicji „zamawiającego” czy wyjątków od obowiązku raportowania. Wobec tego zaleca się organizowanie cyklicznych warsztatów oraz regularne śledzenie komunikatów UZP.
Ważne jest również, aby jasno określić wewnętrzne protokoły i zakresy odpowiedzialności za poszczególne etapy sprawozdawczości — od zbierania danych po zatwierdzenie i wysyłkę raportu. Traktowanie sprawozdania nie tylko jako obowiązku formalnego, ale też jako narzędzia do doskonalenia procesów zakupowych i monitorowania efektywności, sprzyja lepszej organizacji pracy oraz umożliwia skuteczniejsze planowanie przyszłych postępowań i wczesne wykrywania nieprawidłowości.
AUTORKA:
Marta Świątek Brzezińska – Associate, prawnik w Dziale Doradztwa Prawnego w Kancelarii ILT
Każdy zamawiający, w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych, ma obowiązek złożenia rocznego…
Od 2024 roku obowiązuje w Polsce minimalny podatek dochodowy. Dotyczy on spółek…
Progi wartościowe to określone kwoty netto, których przekroczenie decyduje o obowiązku stosowania…
Każdy zamawiający, w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych, ma obowiązek złożenia rocznego…
Od 2024 roku obowiązuje w Polsce minimalny podatek dochodowy. Dotyczy on spółek…
Progi wartościowe to określone kwoty netto, których przekroczenie decyduje o obowiązku stosowania…
Podstawa prawna obowiązku sprawozdawczego
Obowiązek sporządzania rocznego sprawozdania wynika z przepisów ustawy z dnia 11 września 2019r. – Prawo zamówień publicznych (dalej: Pzp), która weszła w życie 1 stycznia 2021 r. Bezpośrednią podstawę prawną stanowi art. 82 ustawy Pzp, który nakłada na zamawiających obowiązek przekazywania Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych informacji dotyczących liczby i wartości udzielonych zamówień oraz ich charakterystyki, w tym uwzględniania aspektów społecznych, środowiskowych i innowacyjnych.
Ponadto, szczegółowe kwestie związane z zakresem informacji, wzorem sprawozdania, sposobem przekazywania oraz trybem korygowania reguluje Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 20 grudnia 2021 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru, sposobu przekazywania oraz sposobu jego korygowania.
Terminy składania sprawozdania
Należy je złożyć raz w roku – do 1 marca roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie. Jeśli ten dzień przypada w weekend lub święto, termin przesuwa się na najbliższy dzień roboczy. Na przykład za rok 2024 raport należy złożyć do 3 marca 2025 r. (ponieważ 1 marca wypada w sobotę).
Zamawiający przekazuje sprawozdanie w formie elektronicznej, zgodnie z zasadami określonymi w przepisach.
Podmioty zobowiązane do raportowania
Obowiązek sprawozdawczy dotyczy każdego zamawiającego w rozumieniu ustawy Pzp. Definicję tego pojęcia zawiera art. 7 pkt 31 ustawy, natomiast szczegółowy katalog jednostek zobowiązanych można wyprowadzić z art. 4-6. Do zamawiających należą przede wszystkim:
W praktyce oznacza to, że obowiązek raportowania mają także podmioty działające w ramach złożonych struktur, jak np. spółki komunalne, które wykonują zadania publiczne i korzystają ze środków publicznych. W takich przypadkach, niezależnie od formy prawnej, kluczowe jest, czy dany podmiot występuje jako zamawiający – a więc udziela zamówień zgodnie z Pzp.
Jeśli zamawiający działa w strukturze złożonej z jednostek organizacyjnych, które nie mają statusu samodzielnych zamawiających (np. nie spełniają warunków z art. 4–6 Pzp), ale posiadają wyodrębnienie finansowe, to roczne sprawozdanie składa jednostka nadrzędna – obejmując również dane tych jednostek pomocniczych.
Inaczej wygląda sytuacja w przypadku jednostek organizacyjnych Skarbu Państwa lub samorządu, które są samodzielnymi zamawiającymi w rozumieniu ustawy Pzp – jak szkoły, MOPS-y czy inne jednostki budżetowe. One składają własne, niezależne sprawozdania. Jeśli jednak udzielały zamówień jako pełnomocnicy innych jednostek, to nie wykazują ich we własnym sprawozdaniu – robi to zamawiający, w imieniu którego działały.
Szczególną uwagę należy zwrócić również na przypadki likwidacji lub reorganizacji podmiotu – wówczas obowiązki sprawozdawcze przechodzą na następcę prawnego lub organ założycielski.
Zakres informacji w sprawozdaniu
Sprawozdanie obejmuje wszystkie zamówienia udzielone w danym roku kalendarzowym.
Podstawowe kategorie to:
Uwaga: Sprawozdawczość dotyczy wszystkich zamówień udzielonych, niezależnie od formy ich udzielenia. Wykazuje się więc także zamówienia zrealizowane bez formalnej umowy – np. w formie rachunku czy faktury.
W przypadku umów wieloletnich lub tych bez określonego czasu trwania, sprawozdanie powinno wykazywać wartość całkowitą zamówienia albo wartość odpowiadającą okresowi 48 miesięcy, jeśli umowa nie ma określonego terminu zakończenia. Wartość ta jest raportowana w roku, w którym zamówienie zostało udzielone.
Uwaga: Wszystkie wartości należy podać w kwotach netto (bez VAT).
Aneksy, refundacje, czynności administracyjne
W sprawozdaniu nie ujmuje się zwykłych aneksów do umów – chyba, że zmiana ma istotny charakter i stanowi de facto nowe zamówienie. Ważne jest, by rozróżnić, kiedy zmiana w umowie jest jedynie formalnym aneksem (np. wydłużenie terminu bez zmiany wartości lub zakresu), a kiedy faktycznie stanowi nowe zamówienie, które trzeba ująć w sprawozdaniu. Jeśli aneks wprowadza istotne zmiany, takie jak zwiększenie wartości lub zakresu, traktujemy go jako nowe udzielenie zamówienia.
Należy również rozróżniać czynności o charakterze administracyjnym (np. opłaty urzędowe) od rzeczywistych zakupów – tylko te drugie podlegają ujęciu w sprawozdaniu.
Refundacje dla pracowników również nie stanowią zamówienia publicznego, jeśli faktura wystawiona jest na pracownika, a nie na jednostkę publiczną.
Wyłączenia z obowiązku sprawozdawczego
Zamówienia udzielane z wyłączeniem stosowania przepisów ustawy Pzp – na podstawie innych ustaw – również mogą podlegać obowiązkowi sprawozdawczemu.
Wyjątkiem są sytuacje wskazane wyraźnie w odrębnych przepisach. Przykładowo, zgodnie z ustawą o szczególnych rozwiązaniach związanych z usuwaniem skutków powodzi, zamówienia niezbędne do realizacji zadań związanych z powodzią udzielane są z wyłączeniem przepisów ustawy Pzp i nie podlegają wykazaniu w rocznym sprawozdaniu.
Szczegóły opisano w opinii UZP: Wyłączenia stosowania ustawy Pzp w celu usuwania skutków powodzi i związane z tym obowiązki w zakresie publikacji ogłoszeń w BZP.
Sposób i tryb przekazywania sprawozdania
Sprawozdanie składa się przy użyciu formularza umieszczonego na Platformie e-Zamówienia, dostępnej pod adresem https://ezamowienia.gov.pl. Aby poprawnie wypełnić i podpisać sprawozdanie na Platformie e-Zamówienia, zamawiający musi dysponować odpowiednim sprzętem oraz spełniać wymagania techniczne określone przez system, w tym korzystać z kompatybilnych przeglądarek internetowych oraz niezbędnych certyfikatów do elektronicznego podpisu. Ponadto, zespół odpowiedzialny za sprawozdawczość powinien być przeszkolony zarówno pod kątem technicznym, jak i merytorycznym, by uniknąć błędów i usprawnić proces.
W razie popełnienia błędu w raporcie, zamawiający może dokonać korekty sprawozdania – najlepiej jak najszybciej po jego złożeniu – również przez system e-Zamówienia.
Postępowanie w toku i przepisy przejściowe
Należy pamiętać, że jeżeli zamówienie było prowadzone według tzw. „starej ustawy” (czyli postępowanie wszczęto przed 1 stycznia 2021 r., to w odniesieniu do takiego postępowania należy stosować przepisy obowiązujące w czasie jego wszczęcia – również na etapie sporządzania rocznego sprawozdania.
W przypadku postępowań wszczętych po 31 grudnia 2020 r., które zostały zakończone zarówno przed, jak i po wejściu w życie Rozporządzenia Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 20 grudnia 2021 r., należy stosować przepisy właśnie tego rozporządzenia.
Kluczowe wskazówki i rekomendacje
Mimo że obowiązek sprawozdawczy ma charakter roczny, jego realizacja wymaga systematycznego gromadzenia danych przez cały rok. Dlatego też zaleca się wdrożenie systemów informatycznych lub procedur, które umożliwią łączenie dat decyzji zakupowych z wartościami umów oraz automatyczną weryfikacją poprawności danych. To pozwoli minimalizować ryzyko błędów i opóźnień. Rekomenduje się również prowadzenie bieżącej ewidencji udzielanych zamówień – także tych o mniejszej wartości – wraz z dokumentacją i umowami.
Przepisy Pzp i związane z nimi rozporządzenia są skomplikowane i mogą się zmieniać. Dlatego zespół odpowiedzialny za sprawozdawczość musi regularnie uczestniczyć w szkoleniach i analizować interpretacje prawne, zwłaszcza dotyczące definicji „zamawiającego” czy wyjątków od obowiązku raportowania. Wobec tego zaleca się organizowanie cyklicznych warsztatów oraz regularne śledzenie komunikatów UZP.
Ważne jest również, aby jasno określić wewnętrzne protokoły i zakresy odpowiedzialności za poszczególne etapy sprawozdawczości — od zbierania danych po zatwierdzenie i wysyłkę raportu. Traktowanie sprawozdania nie tylko jako obowiązku formalnego, ale też jako narzędzia do doskonalenia procesów zakupowych i monitorowania efektywności, sprzyja lepszej organizacji pracy oraz umożliwia skuteczniejsze planowanie przyszłych postępowań i wczesne wykrywania nieprawidłowości.
AUTORKA:
Marta Świątek Brzezińska – Associate, prawnik w Dziale Doradztwa Prawnego w Kancelarii ILT