Zmiany legislacyjne oraz praktyka stosowania przepisów doprowadziły jednak do powstania istotnych wątpliwości dotyczących tego, kiedy należy uznać fakturę za „otrzymaną” w zależności od sposobu jej wystawienia. Szczególne znaczenie ma tu rozróżnienie pomiędzy fakturami wystawionymi w KSeF, poza systemem oraz w trybach szczególnych (offline i awaryjnym).

Podstawowa zasada odliczenia VAT

Zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy o VAT, podatnik ma prawo do odliczenia podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej transakcji, pod warunkiem, że w tym samym okresie otrzymał fakturę dokumentującą tę transakcję.

Reguła ta pozostaje aktualna także po wdrożeniu obowiązkowego KSeF. Oznacza to, że niezależnie od formy faktury, kluczowe znaczenie dla momentu odliczenia ma ustalenie chwili jej otrzymania.

Faktury wystawione poza KSeF

W praktyce mogą wystąpić sytuacje, w których faktura pomimo obowiązku zostanie wystawiona poza systemem KSeF np. w formie papierowej lub jako plik PDF przesłany drogą elektroniczną.

W takim przypadku organy podatkowe konsekwentnie potwierdzają, że podatnik zachowuje prawo do odliczenia VAT. Moment powstania tego prawa należy wiązać z faktycznym otrzymaniem faktury przez nabywcę.

Co istotne, późniejsze wprowadzenie tej samej faktury do KSeF przez sprzedawcę nie wpływa na moment powstania prawa do odliczenia. Oznacza to, że podatnik nie jest zobowiązany do korekty rozliczenia ani przesuwania terminu odliczenia w związku z późniejszą rejestracją dokumentu w systemie.

Faktury wystawione w trybie offline

Odrębne zasady dotyczą faktur wystawionych zgodnie ze strukturą faktury ustrukturyzowanej, lecz poza systemem KSeF (w tzw. trybie offline). Taka sytuacja może mieć miejsce np. w przypadku problemów technicznych po stronie podatnika lub chwilowej niedostępności systemu.

W tym modelu kluczowe znaczenie ma fakt, że samo przekazanie nabywcy wizualizacji faktury nie jest równoznaczne z jej otrzymaniem w rozumieniu przepisów o VAT. Za moment otrzymania uznaje się dopiero chwilę nadania fakturze numeru identyfikującego w KSeF.

W konsekwencji prawo do odliczenia VAT powstaje dopiero w momencie skutecznego przesłania faktury do systemu i jej rejestracji, a nie w chwili wcześniejszego udostępnienia dokumentu kontrahentowi.

Brak przesłania faktury do KSeF

Szczególną sytuacją jest przypadek, w którym faktura zostaje wystawiona w trybie offline (zgodnie ze strukturą ustrukturyzowaną), ale ostatecznie nie zostaje przesłana do KSeF.

W takim przypadku organy podatkowe przyjmują podejście analogiczne do faktur wystawionych poza systemem. Oznacza to, że podatnik może skorzystać z prawa do odliczenia VAT w okresie, w którym faktycznie otrzymał dokument, albo w jednym z kolejnych okresów rozliczeniowych przewidzianych ustawą.

Rozwiązanie to ma charakter pragmatyczny i zabezpiecza podatnika przed negatywnymi skutkami niewywiązania się przez kontrahenta z obowiązków związanych z KSeF.

„KSeF nie zmienił podstawowej zasady odliczenia VAT, ale zmienił praktyczne znaczenie pojęcia otrzymania faktury. Dziś podatnik musi wiedzieć nie tylko, czy ma dokument, ale też w jakim trybie został wystawiony i kiedy skutecznie trafił do KSeF.”

Faktury wystawione w trybie awaryjnym

Jeszcze inne zasady obowiązują w przypadku wystąpienia oficjalnej awarii systemu KSeF, ogłoszonej przez ministra finansów. W takiej sytuacji podatnicy wystawiają faktury zgodnie ze strukturą ustrukturyzowaną, jednak przekazują je kontrahentom w sposób uzgodniony poza systemem.

Po usunięciu awarii faktury te muszą zostać przekazane do KSeF w określonym terminie. Dla celów odliczenia VAT istotne jest natomiast ustalenie momentu ich otrzymania.

Przepisy przewidują w tym zakresie rozwiązanie dwutorowe. Za datę otrzymania faktury uznaje się:

• ✔️ dzień jej faktycznego otrzymania przez nabywcę albo
• ✔️ dzień nadania jej numeru KSeF – jeżeli jest on wcześniejszy niż faktyczne otrzymanie.

W praktyce oznacza to konieczność każdorazowej analizy chronologii zdarzeń w celu prawidłowego ustalenia momentu powstania prawa do odliczenia.

Podsumowanie

Wprowadzenie KSeF nie zmieniło fundamentalnych zasad odliczania VAT, jednak znacząco wpłynęło na sposób interpretacji momentu otrzymania faktury. Kluczowe znaczenie ma obecnie nie tylko sam fakt posiadania dokumentu, ale również sposób jego wystawienia.

Dla podatników oznacza to konieczność uważnej analizy statusu otrzymywanych faktur oraz monitorowania, czy i kiedy zostały one skutecznie zarejestrowane w KSeF. Różnice w tym zakresie mogą bowiem bezpośrednio wpływać na moment realizacji prawa do odliczenia podatku naliczonego, a tym samym na poprawność rozliczeń podatkowych.