1. System prawny i nadzór nad progami wartościowymi

Ustawa Prawo zamówień publicznych (PZP) 

Obecnie obowiązująca ustawa z dnia 11 września 2019 roku – Prawo zamówień publicznych, weszła w życie 1 stycznia 2021r. Zastąpiła dotychczasową regulację z 2004 r., wprowadzając szereg zmian mających na celu uproszczenie i uporządkowanie procedur przetargowych. Nowe przepisy były odpowiedzią na wieloletnie postulaty środowiska zamówień publicznych, a ich celem było zwiększenie przejrzystości, efektywności i konkurencyjności postępowań. 

Ustawa Pzp reguluje zasady dotyczące zamówień klasycznych oraz organizowania konkursów, których wartość przekracza określone progi, co wiąże się ze stosowaniem szczególnych procedur. 

Warto podkreślić, że choć zamówienia o wartości poniżej 130 000 zł netto nie podlegają bezpośrednio przepisom ustawy, to nadal muszą być realizowane zgodnie z zasadami wynikającymi z innych aktów prawnych – takich jak ustawa o finansach publicznych czy ustawa o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Kluczowe tu są zasady gospodarności, celowości i legalności wydatków, szczególnie w przypadku zamówień realizowanych w ramach sektora finansów publicznych. 

Rola Urzędu Zamówień Publicznych (UZP)

Urząd Zamówień Publicznych (UZP) pełni funkcję nadzorczą w zakresie stosowania przepisów ustawy Pzp, zapewniając jednolitą praktykę i przestrzeganie przepisów prawa zamówień publicznych. Co dwa lata publikuje obwieszczenia zawierające aktualne progi unijne w przeliczeniu na złote, zgodnie z kursem ogłaszanym przez Komisję Europejską. UZP opracowuje także wytyczne i interpretacje, wspierające zamawiających publicznych m. in. w tym, jak prawidłowo udzielać zamówień publicznych oraz jak zapobiegać naruszeniom dyscypliny finansów publicznych.

2. Kluczowy próg krajowy: 130 000 zł netto 

Znaczenie progu 130 000 zł netto

Zamówienia, o wartości wyższej niż 130 000 zł netto, muszą być realizowane zgodnie z pełnymi wymogami ustawy, co wiąże się m. in. z transparentnym opisem przedmiotu zamówienia, zapewnieniem równego traktowania wykonawców oraz jawnością całego postępowania. Natomiast zamówienia poniżej tego progu mogą przebiegać w sposób uproszczony, jednak nadal muszą być zgodne z zasadami efektywności i uczciwości. 

Procedury poniżej progu

W przypadku zamówień o wartości poniżej 130 000 zł netto stosuje się uproszczone procedury określone w regulaminach wewnętrznych zamawiających. Nie obowiązują tu jednolite, ogólnokrajowe przepisy, określające szczegółowe wymogi dokumentacyjne i liczbę ofert. 

W praktyce wiele instytucji  z sektora finansów publicznych stosuje podział wartości zamówień publicznych na przedziały, które różnicują wymagania dotyczące dokumentacji oraz liczby ofert. Ważnym elementem każdego postępowania jest szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, który pozwala na przejrzyste i jednoznaczne określenie oczekiwań wobec wykonawców.

• < 5 000 zł – zazwyczaj nie jest wymagane prowadzenie rozbudowanej dokumentacji
  wystarczające jest np. rozeznanie rynku lub pojedyncza oferta;
  
  • 5 000–25 000 zł – zamawiający wymagają zwykle udokumentowanego rozeznania rynku, najczęściej poprzez sporządzenie notatki służbowej lub potwierdzenia przesłania zapytań do co najmniej dwóch wykonawców;
    
  • 25 000–80 000 zł – typową praktyką jest stosowanie formalnego zapytania ofertowego skierowanego do minimum trzech wykonawców, z obowiązkiem sporządzenia protokołu lub notatki z wyboru;
    
  • 80 000–130 000 zł – najczęściej wymagana jest bardziej sformalizowana procedura, obejmująca m. in. publiczne zapytania, zebranie co najmniej trzech ofert oraz szczegółową dokumentację całego postępowania.

We wszystkich przedziałach wymagane jest unikanie dzielenia zamówień oraz zapewnienie uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców. Trzeba również pamiętać, iż nawet w przypadku zamówień o wartości niższej niż próg krajowy, zamawiający nie mogą dowolnie odstępować od zasad racjonalnego wydatkowania środków.

3. Progi unijne w latach 2024-2025

Progi unijne są ustalane przez Komisję Europejską co dwa lata a informacje o ich wysokości są ogłaszane w drodze obwieszczenia, w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” a także zamieszczane na stronie internetowej UZP. 

Aktualne progi na lata 2024–2025 zostały ogłoszone w obwieszczeniu Prezesa UZP z dnia 3 grudnia 2023 r. w sprawie aktualnych progów unijnych. 

Jeśli wartość zamówienia osiąga lub przekracza próg unijny, zamawiający mają obowiązek stosowania przepisów ustawy Pzp. Oznacza to m.in. konieczność publikacji ogłoszeń w systemie TED (Tenders Electronic Daily), przeprowadzenia analizy potrzeb, powołania komisji przetargowej oraz spełnienia zaostrzonych wymagań dokumentacyjnych i proceduralnych – ponieważ w takich sytuacjach przepisy ustawy stosuje się w pełnym zakresie. 

Progi różnią się w zależności od rodzaju zamawiającego i przedmiotu zamówienia. Dotyczy to również zamawiających sektorowych, których działalność objęta jest szczególnymi regułami w zakresie progów i trybów postępowań:

Ważne: Przy ustalaniu wartości zamówień publicznych na roboty budowlane należy również uwzględnić wartość niezbędnych dostaw i usług, zgodnie z art. 30 ust. 4 ustawy PZP. Ponadto, zgodnie z art. 29 ustawy PZP, zamawiający są zobowiązani do rzetelnego szacowania wartości zamówienia, które decyduje o zakresie stosowania przepisów ustawy, a art. 11 wskazuje na obowiązek stosowania progów unijnych w postępowaniach przekraczających określone kwoty. 

4. Proponowane zmiany legislacyjne

W maju 2025 roku Rada Ministrów przyjęła projekt nowelizacji ustawy Prawo zamówień publicznych, przygotowany przez Ministerstwo Rozwoju i Technologii w ramach pakietu UDER15. Jednym z kluczowych założeń jest podniesienie krajowego progu stosowania ustawy ze 130 000 zł netto do 170 000 zł netto. Celem tej zmiany jest uproszczenie procedur dla zamówień o niższej wartości oraz zmniejszenie obciążeń administracyjnych po stronie zamawiających.

Szacunkowo, nowe regulacje mogą objąć nawet około 9 000 postępowań rocznie, które dotychczas wymagały pełnej procedury zgodnej z PZP. Wprowadza również obowiązek przeprowadzenia analizy wpływu podniesienia progu na konkurencyjność rynku zamówień publicznych, aby zapewnić, że uproszczenia nie ograniczą uczciwej rywalizacji między wykonawcami. 

5. Podsumowanie

Progi wartościowe w zamówieniach publicznych pełnią kluczową rolę w ustalaniu, które zamówienia muszą być realizowane zgodnie z pełną, formalną procedurą Prawa zamówień publicznych. Próg krajowy, wynoszący obecnie 130 000 zł netto, określa granice pomiędzy bardziej uproszczonymi a pełnymi procedurami a progi unijne nakładają dodatkowe obowiązki i wymagania. 

Proponowane zmiany legislacyjne, takie jak podniesienie progu krajowego do 170 000 zł netto, pokazują dążenie do uproszczenia procesu i odciążenia zamawiających, co może przyczynić się do większej efektywności w realizacji zamówień. 

Warto śledzić rozwój regulacji i na bieżąco dostosowywać praktyki zamówieniowe, aby działać zgodnie z prawem ale też w sposób efektywny i przejrzysty. Znajomość progów wartościowych oraz nadchodzących zmian pozwoli zamawiającym lepiej planować postępowania i unikać niepotrzebnych formalności a wykonawcom  – uczestniczyć w uczciwej i przejrzystej rywalizacji. 

AUTORKA:
Marta Świątek Brzezińska – prawnik w Kancelarii ILT