Rynek zamówień publicznych w Polsce, którego wartość szacowana jest na kilkaset miliardów złotych rocznie, czeka jedna z najważniejszych zmian od czasu wejścia w życie obecnej ustawy Prawo zamówień publicznych. Już 12 lipca 2026 r. zaczną obowiązywać kluczowe przepisy ustawy z 5 sierpnia 2025 r. o certyfikacji wykonawców zamówień publicznych.

Nowe rozwiązania mają ograniczyć formalności i ułatwić przedsiębiorcom udział w postępowaniach przetargowych. Jednocześnie uzyskanie certyfikatu będzie wymagało odpowiedniego przygotowania organizacyjnego, co szczególnie dla małych i średnich przedsiębiorców może stanowić istotne wyzwanie.

Dwa rodzaje certyfikacji

Ustawa przewiduje dwa rodzaje dobrowolnej certyfikacji.

Pierwszy z nich dotyczy braku podstaw wykluczenia z postępowania. Certyfikat będzie potwierdzał, że wykonawca spełnia wymagania związane m.in. z niekaralnością oraz rzetelnym wykonywaniem obowiązków publicznoprawnych. Certyfikaty tego rodzaju będą mogły wydawać wyłącznie akredytowane podmioty sektora publicznego, w szczególności jednostki sektora finansów publicznych oraz jednoosobowe spółki Skarbu Państwa.

Drugim rodzajem jest certyfikacja zdolności wykonawcy, obejmująca potencjał techniczny, kwalifikacje personelu oraz sytuację ekonomiczną i finansową przedsiębiorcy. Certyfikat ten będzie można uzyskać u każdego podmiotu posiadającego akredytację Polskiego Centrum Akredytacji.

Koniec z wielokrotnym składaniem tych samych dokumentów

Jednym z najistotniejszych elementów nowego systemu jest wprowadzenie domniemania wynikającego z certyfikacji. Oznacza to, że wykonawca posiadający ważny certyfikat nie będzie musiał każdorazowo przedstawiać dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub brak podstaw wykluczenia w zakresie objętym certyfikacją.

Zamawiający będzie zobowiązany do uznania certyfikatu, chyba że wykaże, iż wykonawca utracił wymagane zdolności lub uzyskał certyfikat na podstawie nieprawdziwych informacji.

Istotne znaczenie ma również rozkład ciężaru dowodu. To podmiot kwestionujący wiarygodność wykonawcy będzie musiał wykazać istnienie okoliczności podważających skuteczność certyfikacji.

Certyfikaty będą wydawane na okres od roku do trzech lat, co ma zapewnić przedsiębiorcom większą przewidywalność przy planowaniu udziału w kolejnych postępowaniach.

Kto będzie wydawał certyfikaty?

System certyfikacji będzie opierał się na podmiotach posiadających akredytację Polskiego Centrum Akredytacji.

Ustawodawca wprowadził jednak wyraźne rozróżnienie pomiędzy obiema kategoriami certyfikatów. Certyfikaty dotyczące braku podstaw wykluczenia będą mogły wydawać wyłącznie podmioty sektora publicznego. Natomiast certyfikaty potwierdzające zdolność wykonawcy będą mogły być wydawane również przez podmioty prywatne posiadające odpowiednią akredytację.

Co do zasady procedura certyfikacyjna powinna zakończyć się w terminie 30 dni od dnia zawarcia umowy pomiędzy wykonawcą a podmiotem certyfikującym.

„Certyfikacja wykonawców może znacząco uprościć udział firm w zamówieniach publicznych, ale tylko wtedy, gdy przedsiębiorcy odpowiednio wcześnie przygotują swoje procedury i dokumentację. Dla wielu wykonawców będzie to nie tylko ułatwienie formalne, ale również element budowania wiarygodności na rynku.”

Baza Danych o Certyfikacji: Transparentność w wersji cyfrowej

Istotnym elementem reformy będzie utworzenie ogólnodostępnej i bezpłatnej Bazy Danych o Certyfikacji. Rejestr będzie prowadzony przez ministra właściwego do spraw gospodarki, przy czym zadania te będą mogły zostać powierzone Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych.

Za pośrednictwem bazy możliwe będzie między innymi:

• ✔️ pobranie certyfikatu w postaci elektronicznej,
• ✔️ sprawdzenie aktualnego statusu certyfikacji,
• ✔️ weryfikacja zakresu certyfikatu oraz posiadanych przez wykonawcę uprawnień.

Jednocześnie ustawodawca przewidział ochronę informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. Dane objęte zastrzeżeniem nie będą publicznie dostępne, choć nadal będą mogły zostać udostępnione zamawiającemu w ramach konkretnego postępowania.

Procedura self-cleaning: Druga szansa dla wykonawców

Nowe przepisy przewidują również możliwość zastosowania procedury self-cleaning. Oznacza to, że przedsiębiorca, który w przeszłości dopuścił się naruszeń mogących prowadzić do wykluczenia z postępowania, nie zostanie automatycznie pozbawiony możliwości uzyskania certyfikatu.

Warunkiem będzie wykazanie, że wykonawca naprawił lub zobowiązał się naprawić wyrządzoną szkodę, wyjaśnił wszystkie istotne okoliczności sprawy oraz wdrożył odpowiednie środki organizacyjne i kadrowe zapobiegające podobnym naruszeniom w przyszłości.

Certyfikacja najpierw dla robót budowlanych

Wdrażanie nowych rozwiązań będzie miało charakter stopniowy. Ustawa przewiduje czteroletni okres przejściowy dotyczący certyfikacji zdolności wykonawcy w odniesieniu do dostaw i usług.

W praktyce oznacza to, że w pierwszej kolejności nowe rozwiązania znajdą zastosowanie przede wszystkim w sektorze robót budowlanych i inwestycji infrastrukturalnych.

Obecnie prowadzone są prace nad określeniem standardowych poziomów zdolności dla najważniejszych uczestników procesu budowlanego, takich jak kierownicy budowy czy projektanci. Celem tych rozwiązań jest ograniczenie dowolności zamawiających przy formułowaniu warunków udziału w postępowaniach.

Czy warto ubiegać się o certyfikat?

Choć certyfikacja będzie miała charakter dobrowolny, w praktyce może stać się istotnym elementem budowania pozycji przedsiębiorcy na rynku zamówień publicznych.

Nowy system ma zachęcić do udziału w przetargach również te podmioty, które dotychczas rezygnowały z ubiegania się o zamówienia publiczne ze względu na stopień skomplikowania procedur i rozbudowane obowiązki dokumentacyjne.

Nie można jednak pominąć kosztów związanych z przygotowaniem do certyfikacji. W szczególności dla sektora MŚP konieczne może okazać się uporządkowanie dokumentacji wewnętrznej, wdrożenie odpowiednich procedur zgodności oraz dostosowanie organizacji przedsiębiorstwa do nowych wymogów.

Podsumowanie

Certyfikacja wykonawców stanowi jedną z najważniejszych zmian w systemie zamówień publicznych od czasu wejścia w życie obecnej ustawy Pzp. Choć formalnie pozostanie rozwiązaniem dobrowolnym, w praktyce może z czasem stać się standardem rynkowym.

Przedsiębiorcy, którzy odpowiednio wcześnie przygotują się do nowych wymogów i zdecydują się na uzyskanie certyfikatów, mogą nie tylko ograniczyć ryzyko błędów formalnych, ale również uprościć udział w kolejnych postępowaniach i zwiększyć swoją konkurencyjność na rynku zamówień publicznych.