Od 1 lipca 2026 r. obowiązują zmienione zasady składania i przekazywania wniosków o zasiłki z ubezpieczenia chorobowego. Nowelizacja dotyczy przede wszystkim sposobu obiegu dokumentów pomiędzy pracownikiem, pracodawcą i Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.

Z perspektywy pracodawcy najważniejszą zmianą jest rozszerzenie możliwości przyjmowania dokumentacji zasiłkowej w postaci elektronicznej. Wniosek może zostać przekazany pracodawcy m.in. za pośrednictwem poczty elektronicznej, systemu kadrowo-płacowego lub jako skan dokumentu.

Uproszczenie zasad składania dokumentów oznacza jednak, że działy kadr muszą właściwie ustalić dalszą ścieżkę każdego otrzymanego wniosku. W zależności od tego, kto jest płatnikiem zasiłku, dokument będzie bowiem rozpatrywany przez pracodawcę albo przekazywany do ZUS. Co ważne, jeżeli świadczenie wypłaca ZUS, pracodawca pozostaje odpowiedzialny za terminowe przekazanie otrzymanej dokumentacji.

Zmiany wynikają z ustawy z 13 lutego 2026 r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. W praktyce kluczowe znaczenie ma nowe brzmienie art. 61b ustawy zasiłkowej.

Zmiana dotyczy procedury, a nie prawa do zasiłku

Nowelizacja nie zmienia zasad ustalania prawa do zasiłku, jego wysokości ani okresu, za który świadczenie może przysługiwać. Zmiana ma charakter proceduralny – porządkuje formę składania wniosków oraz sposób przekazywania dokumentacji.

Nowe rozwiązania mają ograniczyć papierowy obieg dokumentów i umożliwić szersze wykorzystanie komunikacji elektronicznej. Sposób postępowania zależy jednak od tego, czy zasiłek wypłaca pracodawca, czy ZUS. Oznacza to, że pracodawca powinien uporządkować wewnętrzny obieg dokumentów.

Najpierw należy ustalić, kto wypłaca zasiłek

Niższy limit będzie obowiązywał w przypadku ciężkiej pracy fizycznej wykonywanej na otwartej przestrzeni.

Płatnikiem zasiłku może być pracodawca albo ZUS.

Pracodawca ustala prawo do zasiłku i wypłaca świadczenie, jeżeli zgłasza do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 osób. Jeżeli płatnik składek zgłasza do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 osób, prawo do zasiłku ustala i świadczenie wypłaca ZUS.

Rozróżnienie to ma bezpośrednie znaczenie dla działu kadr. Decyduje bowiem o tym, czy pracodawca powinien sam rozpatrzyć wniosek i ustalić wysokość świadczenia, czy przekazać otrzymaną dokumentację do ZUS.

Gdy zasiłek wypłaca pracodawca

Jeżeli przedsiębiorca jest płatnikiem zasiłków, pracownik składa wniosek bezpośrednio do pracodawcy. Od 1 lipca 2026 r. dokument może zostać złożony:

• ✔️ w postaci papierowej,
• ✔️ w postaci elektronicznej (np. pocztą elektroniczną, skanem, systemem kadrowo- płacowym lub portalem pracowniczym)

W przypadku wniosku składanego elektronicznie pracodawcy przepisy nie wymagają użycia przez pracownika kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego ani podpisu osobistego. Oznacza to, że przedsiębiorca może przyjmować dokumentację za pośrednictwem rozwiązań funkcjonujących już w organizacji.

Przykładowo pracownik może przesłać skan wniosku na adres działu kadr albo złożyć dokument za pomocą firmowego systemu HR. Na podstawie takiego wniosku pracodawca ustala prawo do świadczenia oraz jego wysokość.

Gdy zasiłek wypłaca ZUS

Inne zasady obowiązują, jeżeli płatnikiem zasiłku jest ZUS.

Osoba ubezpieczona może złożyć wniosek do ZUS:

• ✔️ w postaci papierowej, z własnoręcznym podpisem,
• ✔️ elektronicznie przez PUE/eZUS,
• ✔️ na adres do doręczeń elektronicznych ZUS.

Elektroniczny wniosek kierowany do ZUS powinien być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo podpisem udostępnionym w systemie ZUS. Samo przesłanie zwykłego skanu bezpośrednio na adres e-mail ZUS nie odpowiada wskazanym przez ZUS zasadom składania elektronicznych wniosków.

„Elektronizacja wniosków zasiłkowych upraszcza codzienną pracę działów kadr, ale jednocześnie wymaga uporządkowania procedur wewnętrznych. Kluczowe jest nie tylko przyjęcie dokumentu od pracownika, lecz także prawidłowe ustalenie, kto wypłaca świadczenie i jakie działania powinien podjąć pracodawca.”

Pracodawca przekazuje dokumenty do ZUS

Pracownik może przekazać wniosek pracodawcy również wtedy, gdy to ZUS jest płatnikiem świadczenia. W takiej sytuacji pracodawca powinien przekazać dokumentację do ZUS:

• ✔️ w postaci papierowej albo
• ✔️ elektronicznie, na przykład przez portal eZUS.

Wniosek otrzymany od pracownika może zostać przekazany do ZUS jako załącznik do dokumentu elektronicznego. Może to być przykładowo skan dokumentu. Jeżeli pracodawca prześle dokumentację elektronicznie, nie musi dodatkowo przekazywać jej papierowej wersji.

ZUS wskazuje, że wnioski i dokumenty przekazane przez płatnika składek w formie elektronicznej są traktowane jako równie ważne i skuteczne prawnie jak dokumenty papierowe podpisane własnoręcznie przez osobę ubezpieczoną.

Pracodawcę obowiązuje termin siedmiu dni

Jeżeli zasiłek wypłaca ZUS, płatnik składek powinien przekazać dokumenty niezbędne do przyznania i wypłaty świadczenia najpóźniej w terminie siedmiu dni od dnia ich otrzymania.

Termin jest liczony od momentu otrzymania dokumentacji przez pracodawcę. Dotyczy to również dokumentów wpływających elektronicznie.

Z perspektywy organizacyjnej istotne jest zatem ustalenie, w jaki sposób rejestrowana jest data wpływu dokumentu. Jeżeli pracownicy przesyłają wnioski różnymi kanałami, może powstać problem z określeniem, kiedy dokument został faktycznie otrzymany i od kiedy należy liczyć termin na jego przekazanie do ZUS.

W jakiej formie można składać załączniki?

Dokumenty niezbędne do przyznania i wypłaty zasiłku mogą być składane jako:

• ✔️ oryginały,
• ✔️ kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem,
• ✔️ elektroniczne kopie dokumentów, w tym skany.

Jeżeli płatnik zasiłku ma wątpliwości co do zgodności kopii z oryginałem, może zażądać przedstawienia oryginału wniosku albo innego dokumentu. Uprawnienie to wynika bezpośrednio ze zmienionego art. 61b ustawy zasiłkowej.

Zasiłek opiekuńczy i formularze Z-15A oraz Z-15B

Nowe regulacje mają istotne znaczenie również przy ubieganiu się o zasiłek opiekuńczy.

W zależności od osoby, nad którą pracownik sprawuje opiekę, stosowany jest:

• ✔️ formularz Z-15A – w przypadku opieki nad dzieckiem,
• ✔️ formularz Z-15B – w przypadku opieki nad innym chorym członkiem rodziny.

Formularze mogą być przygotowane za pomocą wzorów dostępnych na stronie ZUS albo w systemie eZUS. Jeżeli zasiłek wypłaca pracodawca, wniosek może zostać złożony również elektronicznie, na przykład jako skan albo dokument przekazany przez firmowy system kadrowy.

Co zmiany oznaczają dla przedsiębiorcy?

Nowelizacja umożliwia przedsiębiorcom ograniczenie papierowego obiegu dokumentacji zasiłkowej. Pracodawca będący płatnikiem zasiłku może przyjmować wnioski elektronicznie bez konieczności opatrywania ich przez pracownika kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Uproszczenie formy składania dokumentów nie zwalnia jednak pracodawcy z obowiązku ich prawidłowej obsługi. Przedsiębiorca powinien w szczególności ustalić:

✔️ w jaki sposób pracownicy mogą składać wnioski,

✔️ na jaki adres lub przez jaki system mają je przekazywać,

✔️ kto odpowiada za odbiór, weryfikację i dalszą obsługę dokumentów,

✔️ w jaki sposób rejestrowana jest data wpływu,

✔️ czy dokumenty powinny zostać rozpatrzone przez pracodawcę, czy przekazane do ZUS.

Szczególnego znaczenia nabiera kontrola siedmiodniowego terminu. Jeżeli płatnikiem świadczenia jest ZUS, pracodawca nie powinien pozostawić otrzymanego wniosku bez dalszego biegu ani ograniczać się do poinformowania pracownika, że dokument powinien zostać złożony samodzielnie w ZUS. Dokumentację należy przekazać do Zakładu w formie papierowej albo elektronicznej.

Nowe regulacje nie zmieniają samego podziału na świadczenia wypłacane przez pracodawcę i przez ZUS. Zmieniają natomiast formę, w jakiej dokumenty mogą wpływać do firmy, oraz zwiększają znaczenie prawidłowego zarządzania ich obiegiem.

Podsumowanie

Zmiany obowiązujące od 1 lipca 2026 r. upraszczają składanie i przekazywanie wniosków o zasiłki. Największe znaczenie praktyczne ma dopuszczenie szerszego stosowania dokumentów elektronicznych, w tym skanów przesyłanych pracodawcy.

Przedsiębiorca powinien jednak każdorazowo ustalić, kto jest płatnikiem zasiłku. Jeżeli świadczenie wypłaca pracodawca, może on przyjąć elektroniczny wniosek za pośrednictwem firmowych kanałów komunikacji. Jeżeli płatnikiem jest ZUS, dokumentacja musi zostać przekazana do Zakładu zgodnie z wymaganiami właściwymi dla dokumentów papierowych lub elektronicznych, a pracodawcę obowiązuje termin siedmiu dni od dnia otrzymania dokumentów.