Procedury przetwarzania danych osobowych – wymysł czy obowiązek?

RODO wprowadziło szereg zasad przetwarzania danych osobowych, tj.:

• zgodność z prawem, rzetelność i przejrzystość,

• ograniczenie celu,

• minimalizacja danych,

• prawidłowość,

• ograniczenie przechowywania,

• integralność i poufność

oraz

• rozliczalność.

O ile powyższe zasady rozumiemy intuicyjnie, tj. np. ograniczenie celu rozumiemy jako przetwarzanie danych osobowych w celu, dla którego zostały zebrane, określonego w sposób konkretny i zgodny z prawem, a minimalizację danych rozumiemy jako zbieranie wyłącznie danych niezbędnych do realizacji określonego celu, bez danych nadmiarowych, to zasada rozliczalności wydaje się bardziej enigmatyczna.

Zgodnie z art. 5 ust. 2 RODO Administrator musi przestrzegać zasad, które przytoczyliśmy powyżej, a dodatkowo musi być w stanie wykazać przestrzeganie tych zasad. I to właśnie jest zasada rozliczalności.

Przekładając powyższe na kwestię tego czy procedury przetwarzania danych są potrzebne czy nie, zasadniczo należy stwierdzić, że trudno jest wykazać przestrzeganie zasad nałożonych na administratorów przez RODO bez wdrożenia i stosowania odpowiednich procedur. Dlatego też, o ile obowiązek posiadania konkretnej spisanej procedury nie wynika wprost z postanowień RODO, to praktyczna realizacja obowiązków w zakresie ochrony danych osobowych determinuje konieczność posiadania odpowiedniej dokumentacji. Z kolei posiadanie odpowiedniej dokumentacji pomoże uniknąć dotkliwych kar pieniężnych.